คู่มือการใช้งาน / สำรองและกู้คืน

วิธีสำรองและกู้คืนข้อมูล

ข้อมูลของคุณอยู่ในเครื่อง แปลว่าการสำรองเป็นหน้าที่ของคุณ นี่คือวิธีใช้การสำรองขึ้น Google Drive และการส่งออก CSV รวมถึงสิ่งที่ต้องทำตอนเปลี่ยนเครื่อง

Tally เก็บข้อมูลไว้ในเครื่องคุณ ไม่ใช่บนเซิร์ฟเวอร์ของคนอื่น นั่นเป็นค่าเริ่มต้นที่ถูกต้องสำหรับข้อมูลการเงิน และมันมาพร้อมภาระหน้าที่หนึ่งอย่าง คือถ้าโทรศัพท์ตกน้ำ ทุกอย่างที่คุณบันทึกไว้ก็ไปด้วย เว้นแต่คุณตั้งค่าสำรองข้อมูลไว้

ใช้เวลาประมาณหนึ่งนาที ครั้งเดียว

ทางออกมีสองแบบ

มีสองแบบ และทำหน้าที่ต่างกัน

สำรองขึ้น Google Drive เขียนสำเนาทั้งหมดลง Drive ของคุณเอง แบบนี้คือแบบที่กู้คืนได้ กลับมาครบทั้งบัญชี รายการ หมวด รายการอัตโนมัติ และพอร์ตลงทุน

ส่งออก CSV ได้ไฟล์สเปรดชีต แบบนี้คือแบบที่เอาไว้อ่าน เปิดใน Excel Numbers หรือ Google Sheets ทำตาราง ส่งให้นักบัญชี เก็บไว้กับเอกสารภาษี ไม่ได้ออกแบบมาให้กู้คืน และจะไม่พารายการอัตโนมัติหรือพอร์ตลงทุนกลับมาให้

คนส่วนใหญ่อยากได้ทั้งสองอย่าง ด้วยเหตุผลคนละแบบ

ตั้งค่าสำรองขึ้น Drive

ทั้งสองอย่างอยู่ในหน้าตั้งค่า คุณล็อกอินบัญชี Google ที่อยากให้ไฟล์สำรองไปอยู่ แล้ว Tally ก็เขียนลงตรงนั้น

ควรพูดให้ชัดว่า “Drive ของคุณเอง” หมายถึงอะไร เพราะหลายแอปใช้คำนี้แบบหลวม ๆ ไฟล์ไปอยู่ใน Drive ของคุณ ไม่มีเซิร์ฟเวอร์ของ Tally ที่เก็บสำเนาไว้ ไม่มีบัญชีผู้ใช้กับเรา และไม่มีใครที่ CodeDMark อ่านมันได้ อีกด้านหนึ่งของเรื่องนี้คือสิ่งที่สำคัญกับคุณ ถ้าคุณเข้าบัญชี Google นั้นไม่ได้อีกแล้ว เราก็กู้ไฟล์สำรองให้ไม่ได้ เพราะเราไม่เคยมีมันตั้งแต่แรก

ตอนเปลี่ยนเครื่อง

ลำดับสำคัญมากตรงนี้ และการทำสลับลำดับคือสาเหตุที่คนทำข้อมูลหายบ่อยที่สุด

สำรองที่เครื่อง เก่า ก่อน จากนั้นติดตั้ง Tally ที่เครื่องใหม่ ล็อกอินบัญชี Google เดิม แล้วกู้คืนก่อนที่จะเริ่มบันทึกอะไร

การกู้คืนจะแทนที่สิ่งที่อยู่ในแอป ถ้าคุณบันทึกรายจ่ายที่เครื่องใหม่ไปหนึ่งสัปดาห์ แล้วค่อยกู้คืนไฟล์จากเครื่องเก่า สัปดาห์นั้นหายไปเลย กู้คืนก่อน แล้วค่อยใช้

ควรสำรองบ่อยแค่ไหน

ถ้าคุณบันทึกเกือบทุกวัน เดือนละครั้งคือขั้นต่ำที่พอรับได้ กรณีแย่ที่สุดคุณเสียข้อมูลหนึ่งเดือน ซึ่งน่ารำคาญแต่ยังไหว

ตัวกระตุ้นที่ดีกว่าคือเหตุการณ์ ไม่ใช่ปฏิทิน สำรองทุกครั้งหลังทำอะไรที่คุณไม่อยากทำซ้ำ ตั้งรายการอัตโนมัติไปยี่สิบรายการเหรอ สำรองเลย เพิ่งกรอกข้อมูลย้อนหลังทั้งปีเหรอ สำรองเลย เพิ่งกระทบยอดเสร็จเหรอ สำรองเลย

การรีวิวสิ้นเดือนเป็นจังหวะที่เข้ากันดี เพราะคุณเปิดแอปอยู่แล้วเพื่ออัปเดตราคาและอ่านสรุป

ส่งออก CSV ไว้ตอนยื่นภาษี

ไฟล์ CSV มีรายการพร้อมหมวดและบัญชี เอาไปวางในสเปรดชีตได้เลยโดยไม่ต้องจัดใหม่

เรื่องนี้สำคัญกับฝั่งการลงทุนมากกว่ารายจ่ายประจำวัน ประวัติการซื้อขายคือสิ่งที่คุณอยากมีในสเปรดชีตพอดีเวลามีคนขอให้ชี้แจงทั้งปี และการเอาข้อมูลตัวเองออกมาไม่ควรต้องไปขออนุญาตใคร ดู คู่มือพอร์ตลงทุน

ถ้าคุณตั้งรหัสล็อกแอปไว้

รหัสผ่านปกป้องแอปในเครื่องคุณ ไม่ใช่การเข้ารหัสไฟล์สำรอง และมันไม่ติดไปกับไฟล์ที่ส่งออก

ถ้าไฟล์ CSV ของคุณมีประวัติการเงินทั้งหมด ให้ปฏิบัติกับมันเหมือนใบแจ้งยอดธนาคาร อย่าทิ้งไว้ในโฟลเดอร์ที่แชร์ร่วมกัน และอย่าส่งเข้าอีเมลบริษัท

สรุปสั้น ๆ

เปิดสำรองขึ้น Drive วันนี้ สำรองก่อนเปลี่ยนเครื่องและกู้คืนก่อนเริ่มใช้เครื่องใหม่ ส่งออก CSV เมื่อไรก็ตามที่อยากให้ข้อมูลอยู่ในที่ที่คุณควบคุมเอง ทุกอย่างใช้เวลาไม่เกินหนึ่งนาที และถูกกว่าการนั่งนึกข้อมูลทั้งปีขึ้นมาใหม่แน่นอน

Tally ใช้ฟรีทั้ง iOS และ Android ไม่ต้องสมัครสมาชิก ไม่มีค่ารายเดือน